Peut-on utiliser Google Agenda pour le suivi du temps ?

Oui. Google Agenda enregistre déjà chaque réunion, bloc de travail et appel client avec les horaires exacts. Ajoutez une convention de nommage simple — mettez [NomClient] au début de chaque événement facturable — et vous avez un journal de temps structuré. Lisez-le manuellement avec la recherche ou connectez votre URL iCal à Timescanner pour un rapport de facturation automatique.

Dois-je créer un Google Agenda séparé par client ?

Non. Un calendrier séparé par client ajoute de la friction à chaque création d'événement — vous devez basculer vers le bon calendrier. Quand un projet se termine, il reste des calendriers orphelins. La convention de crochets ([NomClient] dans le titre de l'événement) est plus simple à maintenir, fonctionne sur tous vos calendriers, et est préservée lors des exports.

Combien de temps faut-il pour prendre l'habitude de tagger les événements ?

La plupart des freelances atteignent une couverture quasi-complète en deux à trois semaines. Première semaine : 80 % de couverture, quelques événements oubliés. Deuxième semaine : le schéma de nommage devient automatique. Au deuxième mois, vous remarquez quand vous oubliez de tagger — ce qui signifie que l'habitude est en place.

Timescanner stocke-t-il mes événements Google Agenda ?

Non. Timescanner lit votre calendrier via son URL iCal et calcule les heures en temps réel. Rien n'est stocké côté serveur. Si vous modifiez ou supprimez un événement, le rapport suivant reflète la mise à jour. Vos données d'événements restent uniquement dans votre Google Agenda.

Google Calendar pour suivre vos heures

Q: Comment obtenir mon URL iCal depuis Google Agenda ?

Allez dans les Paramètres de Google Agenda → cliquez sur le nom de votre calendrier dans la colonne de gauche → faites défiler jusqu'à 'Adresse secrète au format iCal' → copiez l'URL. Cette URL est en lecture seule et privée. Collez-la dans Timescanner une seule fois pour connecter votre calendrier.

Vous avez 50 événements dans Google Calendar ce mois-ci. Réunions clients, blocs de travail, appels, interne. Tout ce qui s’est passé, quand ça s’est passé.

Et pourtant, au moment de facturer, vous ouvrez un tableur vide.

Google Calendar a déjà fait le travail. Il manque juste la méthode pour le lire en mode facturation.

Pourquoi Google Calendar ne suit pas le temps par défaut

Google Calendar est excellent pour ce qu’il est conçu à faire : vous dire où être et quand. Il enregistre tout ce que vous planifiez avec une précision quasi-parfaite.

Mais il n’a aucun concept de facturation. Un événement appelé “Appel avec Sophie” ne dit rien sur le client concerné, si c’est facturable, ou à quel projet ça appartient. Vous pouvez colorier vos événements, créer plusieurs agendas, ajouter des descriptions — rien de tout ça ne produit un rapport d’heures.

Ce qui manque, ce n’est pas une nouvelle application. C’est une convention de nommage.

La convention qui transforme Google Calendar en journal de temps

Ajoutez des crochets autour du nom du client au début de chaque événement facturable.

[Dupont] Appel stratégie plutôt que Appel stratégie [Martin][Site web] Révision design plutôt que Révision design [Dupont][O] Quatrième tour de révision plutôt que Quatrième tour de révision

Les tags entre crochets donnent trois informations d’un coup d’œil : client, projet (optionnel), et statut de facturation — [F] pour les heures déjà facturées, [O] pour le temps offert gratuitement. Le guide complet de la convention crochets a tous les détails.

Pas besoin d’un agenda séparé par client, de codes couleur par projet, ou de la moindre restructuration. La fonction de recherche de Google Calendar devient votre filtre de facturation : cherchez [Dupont], filtrez par mois, et tous les événements facturables de ce client apparaissent instantanément.

Ce qu’il faut faire (et ce qu’il faut éviter)

Taguez chaque événement client au moment où vous le créez. Deux ou trois caractères supplémentaires en début de titre. [Dupont] Réunion de lancement. La première semaine, vous en manquerez quelques-uns. Reconstituez en fin de journée depuis votre mémoire ou vos emails. Au bout de deux semaines, c’est un réflexe.

Taguez aussi votre temps non facturable. [Admin], [Prospection], [Formation]. Ça ne figure pas sur les factures, mais ça rend visible le total de vos heures travaillées. Si vous avez 38 heures dans Google Calendar la semaine dernière et 24 heures facturées, l’écart de 14 heures est maintenant mesurable — pas juste une sensation.

N’utilisez pas des agendas séparés par client. Ça semble organisé, c’est en réalité moins efficace. Vous devez changer d’agenda à chaque ajout d’événement. Si un projet se termine, vous avez un agenda orphelin. Le crochet dans le nom de l’événement est plus simple, survit aux exports de calendrier, et fonctionne avec n’importe quel lecteur iCal dont Timescanner.

De Google Calendar à un rapport de facturation

Une fois les événements tagués, deux options s’offrent à vous.

Manuellement : utilisez la barre de recherche de Google Calendar. Tapez [Dupont]. Définissez une plage de dates. Chaque événement de ce client apparaît avec horaires et durées. Additionnez. Ça prend environ 10 minutes par client et par mois — bien moins que reconstituer de mémoire ou depuis Slack.

Automatiquement avec Timescanner : connectez Google Calendar via son URL iCal et le rapport est généré automatiquement.

Pour obtenir l’URL iCal de votre Google Calendar : Paramètres → cliquez sur le nom de votre agenda dans la colonne de gauche → faites défiler jusqu’à “Adresse secrète au format iCal” → copiez l’URL. Collez-la dans Timescanner une seule fois. Tous les rapports suivants sont automatiques.

Le rapport affiche : heures par client, heures par projet, heures marquées [F] (déjà facturées), heures marquées [O] (offertes). Zéro calcul manuel, zéro timer.

Un point sur l’URL iCal de Google Calendar

Google génère une URL iCal privée pour chaque agenda. Elle est en lecture seule — elle donne à Timescanner accès aux données de vos événements, pas à votre compte Google. C’est la même URL utilisée par n’importe quelle application de calendrier qui s’abonne à votre agenda.

Si vous réinitialisez cette URL (possible depuis les paramètres Google Calendar), pensez à la mettre à jour dans Timescanner. Ça arrive rarement, mais c’est bon à savoir.

Ce que ça donne sur trois mois

Premier mois : environ 80% de couverture de tags. Quelques événements manqués, surtout les imprévus. Suffisant pour facturer avec précision.

Deuxième mois : couverture quasi-totale. Le schéma de nommage est devenu réflexe. Vous remarquez quand vous oubliez.

Troisième mois : la facturation de fin de mois prend 15 minutes. Le reste du temps, vous n’y pensez pas. Votre agenda suit votre temps automatiquement — comme il l’a toujours fait, avec enfin la structure qui le rend utile.

Timescanner fonctionne avec Google Calendar, Outlook, iCloud, Proton Calendar, Fastmail, Infomaniak, et tout calendrier compatible iCal. Comment fonctionne le standard iCal est identique pour tous — la méthode de facturation ne change pas.