Transformer Google Calendar en feuille de temps

Vous avez déjà une feuille de temps. Vous ne le savez pas encore.

Chaque appel client, chaque session de travail, chaque révision — tout est dans votre Google Calendar avec les horaires exacts de début et de fin. Le problème : Google Calendar ne sait pas quels événements sont facturables, à quel client ils appartiennent, ni comment les regrouper en rapport.

Résultat : vous utilisez votre agenda pour gérer votre emploi du temps, et autre chose pour construire vos factures.

Cet autre chose est toujours plus lent. Et il manque toujours des heures.

La modification de nommage qui change tout

Les événements Google Calendar ont un champ qui compte pour la facturation : le titre.

Ajoutez un tag client au début. Crochets, nom du client, terminé.

[Dupont] Appel stratégie           → facturable à Dupont
[Martin][Site web] Révision design → facturable à Martin, projet Site web
[Leclerc][O] Troisième tour de corrections → offert, non facturé

Le tag [O] marque le temps offert gratuitement. Le tag [F] marque les heures déjà facturées. Le deuxième crochet, c’est le nom du projet quand un client a plusieurs chantiers actifs.

C’est toute la convention. Le guide de la méthode des crochets documente chaque variante — mais pour la plupart des freelances, [NomClient] en tête de chaque événement facturable couvre 95 % des cas.

Le temps non facturable se tague aussi. [Admin], [Prospection], [Formation]. Pas pour facturer — pour voir l’écart entre le total des heures travaillées et les heures facturées. C’est là que se trouve l’argent perdu.

Une fois vos événements tagués, deux options pour extraire la feuille de temps.

Option 1 : l’extraction manuelle

La méthode recherche — la plus rapide quand vous avez besoin des heures d’un client précis.

Ouvrez la barre de recherche. Tapez [Dupont]. Cliquez sur le filtre de période. Tous les événements tagués de ce client apparaissent avec leur durée exacte. Copiez la liste dans un tableur, additionnez les durées. Environ 10 minutes par client et par mois.

La méthode export — pour obtenir une extraction complète et structurée.

Paramètres → Exporter. Google télécharge un ZIP avec des fichiers .ics, un par agenda. Chaque .ics est un fichier texte où chaque événement est un bloc contenant DTSTART, DTEND et SUMMARY. Un convertisseur ICS-to-CSV (plusieurs gratuits en ligne) le transforme en tableur. Ensuite : filtrez par [NomClient] dans la colonne titre, ajoutez une formule de durée, additionnez.

La méthode export prend 30 à 40 minutes à mettre en place la première fois. Après, le modèle est réutilisable. Le problème : les outils de parsing .ics gèrent les fuseaux horaires de façon incohérente, les événements récurrents nécessitent un nettoyage manuel, et les événements sur toute la journée n’ont pas d’horaires. Ça fonctionne, mais c’est fragile.

Les deux méthodes manuelles partagent la même contrainte : ce sont des contournements. Google Calendar n’a pas été conçu pour produire des rapports de facturation, et en extraire les données manuellement le reflète.

Option 2 : connexion via l’URL iCal

Google Calendar génère une URL iCal privée pour chaque agenda — un lien en lecture seule que n’importe quelle app peut souscrire et lire en temps réel.

Pour la récupérer : Paramètres → cliquez sur le nom de votre agenda dans la colonne de gauche → faites défiler jusqu’à “Adresse secrète au format iCal” → copiez.

Collez cette URL dans Timescanner. Il lit le calendrier directement, parse les tags entre crochets, et génère la feuille de temps automatiquement : heures par client, heures par projet, ratio facturable, revenus au taux que vous avez configuré. Pas d’export, pas de tableau croisé, pas de calcul manuel.

Modifiez un titre d’événement, il apparaît dans le prochain rapport. Connectez plusieurs agendas si votre travail est réparti entre eux.

L’URL iCal est en lecture seule. Timescanner ne peut pas modifier vos événements. Il n’a pas accès à votre compte Google — seulement aux titres et horaires des événements du calendrier connecté.

Ce que vous obtenez d’une feuille de temps propre

Quand votre agenda est tagué de façon constante, voici ce que vous avez en fin de mois :

• Total heures par client pour la période
• Heures par projet pour un client
• Heures déjà facturées ([F]) vs. heures encore à facturer
• Heures offertes ([O]) — maintenant visibles, au lieu de disparaître
• Taux horaire effectif par client

Ce dernier point change la façon dont vous travaillez. Un client facturé à 3 000 €/mois paraît rentable sur le papier. Un client dont les événements calendrier totalisent 52 heures ce mois-là vous rapporte 57 €/heure. L’agenda rend ça visible avant le renouvellement du contrat.

La facturation de fin de mois devient courte quand votre agenda est votre feuille de temps. La reconstruction disparaît. Ce qui reste, c’est lire le rapport.

Timescanner fonctionne avec Google Calendar, Outlook, iCloud, Proton Calendar, Notion Calendar, Fastmail, Infomaniak, et tout calendrier compatible iCal. La méthode de facturation est identique pour tous — la convention des crochets fonctionne dans n’importe quelle app de calendrier.