Comment facturer le travail autour du travail

Un client t’appelle pendant ta promenade. Vous parlez 40 minutes. Tu réponds à sa question, il te remercie, vous raccrochez.

Tu l’as facturé ?

La plupart des freelances ne le font pas. Pas parce qu’ils décident de ne pas le faire — parce qu’ils oublient. Au moment de facturer, cet appel remonte à trois semaines. L’historique d’appels peut te le rappeler. Le montant, probablement pas.

C’est du temps facturable. Il se passe juste dans les interstices du “vrai” travail.

Ce qui est facturable

Tout ce qui mobilise ton temps pour un client spécifique est facturable. Ça inclut :

• Les appels téléphoniques et visio
• Les fils d’emails qui prennent du vrai temps — pas une réponse d’une ligne
• La lecture et annotation d’un brief
• La préparation avant un appel
• La relecture de retours asynchrones
• L’admin qui n’existe que parce que ce projet existe

Rien de tout ça ne produit de livrable tangible. Tout ça prend ton temps. C’est la frontière.

La distinction entre facturable et non facturable, ce n’est pas “est-ce que j’ai créé quelque chose de visible ?” C’est “ce travail existait-il à cause de ce client ?”

Pourquoi ces heures disparaissent

Les timers ne servent à rien ici. Tu ne vas pas t’arrêter en pleine promenade pour lancer Toggl. Tu ne vas pas y penser pendant un échange d’emails de 15 minutes. Au moment où tu es à ton bureau, le moment est passé.

La plupart des freelances perdent des heures facturables non pas à cause d’un grand trou, mais de dizaines de petits. Un appel de 40 minutes. Une relecture de brief de 20 minutes. Deux allers-retours de retours asynchrones. Sur une semaine, ça fait deux à trois heures. Sur un an, c’est des semaines.

La solution : un événement dans l’agenda

Bloque le temps dans ton agenda — pendant le travail, ou juste après en regardant ton historique d’appels.

Un appel qui vient de se terminer : ouvre ton agenda, crée un événement de 40 minutes, nomme-le [Client][Projet] Appel — questions sur le périmètre. Fait en 30 secondes. L’événement est horodaté. Il apparaîtra dans ton analyse mensuelle. Il figurera sur une facture.

Le nommage est ce qui compte. [Client][Projet] Relecture brief — 20 min est une ligne facturable. “Relecture brief” comme note mentale, non.

C’est exactement pour ça qu’existe la convention de nommage avec crochets — pas seulement pour les sessions de travail concentré, mais pour capturer tout ce qui appartient à un client.

Ce que ça représente vraiment

Un CTO en mission part-time prend 1h30 d’appels clients par semaine en marchant, en se déplaçant, en faisant du sport. Rien de tracké. À 120 €/h : 72 heures par an, 8 640 € non facturés.

Il a commencé à créer des événements dans son agenda juste après chaque appel — pas pendant. Depuis son historique d’appels : qui a appelé, quand, combien de temps. Trente secondes de travail par appel.

C’est le temps facturable que tu ne factures pas.

Les réunions, c’est pareil

Un kickoff de deux heures, c’est deux heures facturables. Les points hebdomadaires clients font partie du temps du projet. La plupart des freelances ne facturent pas les réunions parce que le client semble les attendre gratuitement.

Ce n’est pas le cas. Une réunion, c’est du travail. Nomme-la comme du travail.

Une habitude qui comble le vide

En fin de journée, ou juste après un appel : passe en revue ce qui s’est passé pour les clients. Tout ce qui a pris du temps et n’est pas encore dans l’agenda — ajoute-le. Donne-lui un nom qui aura du sens sur une facture dans trois semaines.

Ça prend cinq minutes. Le montant récupéré n’est pas cinq minutes.

Quand ton agenda contient ces événements, facturer en fin de mois se résume à additionner. Le temps d’admin. Les appels. Les relectures de brief. Rien ne disparaît si c’est dans l’agenda.

Timescanner lit ton agenda et totalise le temps par client — pour que l’appel de 40 minutes pris pendant ta pause déjeuner apparaisse dans ton analyse mensuelle. Compatible avec tous les calendriers iCal.