La méthode crochets pour l'agenda freelance

C’est le dernier jour du mois. Vous ouvrez votre agenda pour reconstituer vos heures de facturation.

Le premier événement dit “Réunion.” Le deuxième dit “Travail concentré.” Le troisième dit “Appel.” Vous en avez 60. Vous n’avez aucune idée à quel client la moitié appartient.

Vous avez tracé votre temps. Vous ne pouvez pas le lire.

C’est le problème que la convention de nommage crochets résout. Pas une nouvelle application, pas un nouveau processus — juste un schéma de nommage qui transforme les événements que vous créez déjà en données de facturation structurées.

Pourquoi les événements de calendrier ne contiennent aucune information de facturation

Un agenda est conçu pour la planification, pas pour la comptabilité. Quand vous créez un événement, le seul champ obligatoire est un nom. Pas de champ “client”, pas de case “facturable oui/non”, pas de code projet.

La plupart des gens nomment donc leurs événements d’une façon qui a du sens dans l’instant. “Appel avec Marie.” “Travail design.” “Révision retours.” Ces noms sont parfaits pour planifier. Ils ne servent à rien pour facturer.

La convention crochets ajoute des métadonnées de facturation aux noms d’événements que vous écrivez déjà, sans changer le fonctionnement de votre agenda.

La convention : quatre types de tags

Un tag crochet est un mot entouré de crochets, placé au début du nom de l’événement. Vous pouvez en empiler jusqu’à trois.

[Client] — le minimum. Chaque événement facturable doit avoir au moins un tag client.

[Dupont] Appel stratégie — 45 min facturables à Dupont
[Martin] Réunion de lancement — 1h facturable à Martin

[Client][Projet] — quand vous travaillez sur plusieurs projets pour le même client. Garde la facturation séparée sans créer de catégories dans le calendrier.

[Dupont][Site web] Révision design — 2h
[Dupont][App] Correction bug — 1h30

[Client][F] — “facturé”. Marque les heures qui ont déjà été facturées. Utile quand vous facturez en lots et voulez savoir ce qui a déjà été envoyé.

[Martin][F] Rapport mensuel — 3h déjà sur la dernière facture

[Client][O] — “offert”. Marque le temps que vous avez donné gratuitement — un geste commercial, une révision au-delà du périmètre, du travail hors contrat. Pas facturé, mais tracé pour voir le coût réel.

[Dupont][O] Quatrième tour de révision — 1h30 hors contrat

Vous pouvez combiner projet et statut : [Dupont][Site web][F] = projet Site web, déjà facturé. [Dupont][Site web][O] = projet Site web, offert.

Exemples par profil

Les tags sont les mêmes. La façon de les utiliser varie.

Développeur

[Startup] Revue d'architecture — 2h
[Startup][API] Authentification — 4h
[Startup][API][F] Mise en production — 1h
[Agence][Frontend] Corrections bugs — 3h
[Agence][O] Appel support d'urgence — 30min

Un développeur avec deux clients sous-totalise par projet lors de la facturation. Le tag [F] marque ce qui a déjà été envoyé pour garder des vérifications intermédiaires propres.

Designer

[Marque][Identité] Planche d'inspiration — 3h
[Marque][Identité] Premier jet — 5h
[Marque][Identité][O] Révision 4 — 2h (périmètre = 3 révisions)
[Studio] Appel direction artistique — 1h
[Studio][Packaging] Maquettes — 4h

Le tag [O] documente les dépassements de périmètre sans exiger une conversation sur le moment. C’est dans le calendrier, horodaté.

Consultant

[GrandGroupe][Audit] Entretiens parties prenantes — 4h
[GrandGroupe][Audit] Analyse données — 6h
[GrandGroupe][Audit][F] Livraison rapport final — 3h
[Association] Appel conseil — 1h
[Association][O] Docs de suivi — 45min

Un consultant marque les jalons livrés avec [F] pour voir d’un coup d’œil ce qui a été facturé versus ce qui est encore en cours.

Règles et cas limites

Ordre des tags : toujours [Client] en premier, puis [Projet], puis [F] ou [O]. L’ordre compte — Timescanner groupe par le premier tag, sous-groupe par le second.

Accents et caractères spéciaux : pas de problème. [Société], [Björn & Associés], [Agência] fonctionnent tous. Votre agenda les stocke correctement, Timescanner les lit correctement.

Espaces dans les crochets : autorisés. [Grand Client SARL] est traité comme un seul nom de client. N’utilisez pas de crochets à l’intérieur des crochets.

Noms de client longs : choisissez une abréviation et utilisez-la de façon cohérente. Si vous écrivez [GG] en janvier et [GrandGroupe] en février, Timescanner les traitera comme deux clients distincts.

Événements privés : tout événement sans tag [Client] est ignoré. Vos rendez-vous personnels, médecin, repas — tout ça est invisible pour Timescanner. Il ne traite que les événements iCal que vous partagez explicitement via une URL en lecture seule.

Événements sur toute la journée : ils fonctionnent, mais la durée est ambiguë. Utilisez des événements avec horaires pour la facturation. Réservez les événements “toute la journée” pour le contexte non facturable (dates limite, déplacements).

Événements récurrents : taguez-les une fois lors de la création de la série. Si une occurrence individuelle nécessite le tag [O], éditez cet événement séparément.

Charge non facturable : taguez-la aussi — [Admin], [Prospection], [Formation]. Rien de facturé à un client, mais ça rend votre taux de facturation visible en fin de mois.

Ce que Timescanner lit depuis vos événements tagués

Une fois vos événements conformes à la convention, Timescanner se connecte à votre agenda via une URL iCal en lecture seule. Il ne stocke pas vos événements — il les lit à la demande.

Pour chaque période de facturation :

1. Groupe tous les événements par tag [Client]
2. Sous-groupe par tag [Projet] si présent
3. Additionne les durées par groupe, en excluant les heures [O] du total facturable
4. Sépare les heures [F] (déjà facturées) des heures encore à facturer
5. Affiche le temps offert en ligne séparée — heures facturées vs. temps réel passé

Le résultat : un récapitulatif de facturation par client, ventilé par projet. La facturation de fin de mois devient une tâche de 15 minutes.

Timescanner fonctionne avec n’importe quel calendrier compatible iCal — Google Calendar, Outlook, iCloud, Proton Calendar, Fastmail, Infomaniak, et d’autres. Comment fonctionne le standard iCal et où trouver votre URL est expliqué dans le guide iCal. Si vous utilisez Google Calendar spécifiquement, ce guide couvre la configuration de l’URL iCal et le workflow de recherche.

La seule habitude est celle que vous avez déjà

Vous nommez déjà vos événements de calendrier. La convention crochets est un schéma de nommage, pas un nouvel outil ni une nouvelle habitude.

La première semaine, vous oublierez un tag ou deux. C’est normal. Même à 80% de couverture, vous avez assez de données pour facturer avec précision.

Pour la mise en place initiale et la logique derrière la méthode agenda, ce guide explique comment et pourquoi ça fonctionne. Cet article est la référence à laquelle vous revenez quand vous ajoutez un nouveau client, rencontrez un cas limite, ou voulez vérifier la syntaxe exacte d’un tag.

Une convention. N’importe quel agenda. Des données de facturation sans timer.

Timescanner lit n’importe quel agenda iCal et génère des rapports de facturation depuis vos événements tagués. Aucun timer requis.