Freelance: integra bajas y vacaciones en tu tarifa

Hay un número que la mayoría de freelancers calcula mal antes de abrir ninguna hoja de cálculo.

No es el tipo impositivo. No es la tarifa por hora. Es el número de días al año en los que realmente entra dinero.

La mayoría asume que facturará algo cercano a 220 días. No será así. Para la mayoría, 185 días está más cerca de la realidad. Esa brecha de 35 días — invisible al fijar la tarifa, muy visible en diciembre — explica por qué muchos freelancers terminan el año cortos de dinero sin entender por qué.

De dónde viene el supuesto de los 220 días

La lógica es sencilla: 52 semanas, 5 días laborables por semana, menos unos 23 días de vacaciones y 12 festivos. Se llega a algún número entre 210 y 230 días, se redondea a 220, y ese número se convierte en el denominador del cálculo de tarifa.

El cálculo no está mal. Los datos de partida, sí.

Las bajas por enfermedad. Un trabajador del conocimiento pierde de media 7 a 10 días al año por enfermedad. Si eres asalariado, esos días están cubiertos. Si eres freelancer, no ingresas nada. Una semana con gripe o un problema de espalda es una semana a cero — y le pasa a todo el mundo, cada año.

Las semanas sin facturación. Las semanas en las que estás entre proyectos, escribiendo propuestas, prospectando o gestionando administración no generan horas facturables. No es un fracaso — es el coste de gestionar un negocio unipersonal. Dos o tres semanas al año es una estimación prudente.

El tiempo muerto entre contratos. Cuando un cliente termina y el siguiente empieza dos semanas después, esas dos semanas existen. Algunas son recuperables. Otras no.

Contándolo con honestidad: 10 días de baja, 15 días de prospección y administración, 10 días de transición entre proyectos. Son 35 días — exactamente la diferencia entre 220 y 185.

El cálculo que tiene en cuenta estos días

Esta es la fórmula de tarifa que no hace como si esos días no existieran.

Paso 1 — Ingreso bruto anual objetivo Parte de lo que quieres llevarte neto a casa. Pongamos 60.000 € netos. Con un tipo efectivo del 40%, necesitas aproximadamente 100.000 € brutos.

Paso 2 — Añade los gastos de estructura Herramientas, software, amortización de equipos, formación, gestoría. Para la mayoría de freelancers: entre 4.000 y 8.000 €. Usemos 6.000 €. Total a facturar: 106.000 €.

Paso 3 — Días facturables realistas

• 260 días laborables (52 semanas × 5)
• Menos 12 festivos: 248
• Menos 5 semanas de vacaciones: 223
• Menos 10 días de baja: 213
• Menos 15 días de prospección / admin / transición: 198

Redondea a 185 como suelo prudente.

Paso 4 — Horas facturables por día activo Los freelancers que registran de forma honesta facturan 5 a 6 horas en los días con trabajo de cliente. No 8. Usa 6.

Paso 5 — Divide 106.000 € ÷ (185 días × 6 horas) = 95,50 €/hora

Ahora el mismo cálculo con el supuesto de 220 días: 106.000 € ÷ (220 × 6) = 80,30 €/hora

La diferencia: 15,20 € por hora. Casi un 19% de infravaloración — no por un error en los impuestos ni por un optimismo excesivo en el ratio de facturación, sino por un número de días irrealista.

Para quienes trabajan con tarifa diaria, la lógica es la misma: 106.000 € ÷ 185 = 573 €/día frente a 106.000 € ÷ 220 = 482 €/día.

Lo que representa esa brecha en el año

15 € por hora puede parecer un redondeo menor. No lo es.

185 días × 6 horas × 15 € = 16.650 € que faltan al año. El equivalente a más de tres meses de gastos para la mayoría de freelancers.

El efecto práctico: los freelancers que usan la fórmula de los 220 días terminan regularmente cortos en el cuarto trimestre. Han trabajado tanto como habían planeado. Han entregado lo que presupuestaron. El dinero simplemente no está. Lo atribuyen a un mal año. En realidad, habían fijado su tarifa para un año de trabajo que no existe.

Ajusta el número a tu situación real

185 días es un punto de partida. Tu número real depende de cómo trabajas.

Si tienes dos o tres clientes en retainer con cargas mensuales predecibles, las semanas vacías son menos. Puede que 200 días sea realista para ti.

Si trabajas por proyectos con huecos entre contratos — especialmente si tu actividad es estacional — 170 a 180 días puede ser más exacto.

Si llevas menos de dos años y tu pipeline todavía está en construcción, fija la tarifa sobre 160 días. Terminarás el año con un margen en vez de un déficit.

El mejor número no es una estimación. Es el recuento real del año anterior. ¿Cuántos días generaron ingresos? Ese dato, sacado de registros reales, es tu denominador para el año siguiente.

De dónde vienen los datos

Registrar días facturables requiere saber qué días tuvieron trabajo de cliente — y cuáles no.

El método más sencillo: tu calendario. Si ya nombras los eventos con [NombreCliente], Timescanner muestra el desglose por cliente y período de forma automática. Puedes ver exactamente qué días tuvieron actividad facturable y contar el total real a fin de año.

Ese número, combinado con tu ratio de horas facturables frente a no facturables, te da los dos datos que el cálculo de tarifa realmente necesita.

Sin registro, estimas los dos. Estimar horas es habitual. Estimar días es invisible — nadie te avisa, y el déficit solo aparece doce meses después.

La conversación sobre tarifa que esto permite

Una vez que has hecho el cálculo con datos reales, la conversación sobre precios con los clientes cambia.

No estás pidiendo más porque te sientes infravalorado. Estás corrigiendo un error aritmético. El importe que necesitas cobrar, para ganar lo que habías planeado mientras cubres los días sin ingresos, es simplemente matemática.

Si el resultado parece alto comparado con lo que cobras ahora, esa diferencia es el hueco que llevas tiempo subvencionando. La fórmula de tarifa que usa todo el mundo asume que no hay costes más allá de los gastos visibles — bajas, semanas de prospección y transiciones entre proyectos se tratan como si no existieran.

Existen. Ocurren cada año. Tu tarifa horaria real tiene que contemplarlos.

Timescanner lee los eventos de tu calendario para mostrar la actividad facturable por cliente y período. A fin de año obtienes el número real de días facturados — el denominador verdadero para calcular tu tarifa del año siguiente. Compatible con cualquier calendario iCal.