Cuánto reservar para impuestos como freelance

El error financiero más común en el primer año como freelance no es olvidarse de facturar. Es gastarse la factura.

Cuando eres empleado, la distinción bruto/neto es invisible. El dinero que llega a tu cuenta es tuyo. Cuando trabajas por cuenta propia, ese dinero incluye una parte que pertenece al Estado. La factura llega después.

Ese “después” es lo que lo hace peligroso. Facturas en el T1, cobras en el T2, recibes la liquidación de impuestos en el T4 o a principios del año siguiente. El dinero ya ha desaparecido.

El número

Para la mayoría de freelancers en España y Europa, el 30% de los ingresos brutos es una provisión razonable.

El IRPF suele situarse entre el 20 y el 30% en tramos medios. Las cotizaciones a la Seguridad Social añaden entre un 10 y un 20% dependiendo de la estructura. En España como autónomo, la cuota mensual es fija pero el IRPF en la declaración anual puede sorprender si no se prevé.

Cuando tengas dudas, el 30% es el mínimo. Si tu gestor te confirma un tipo efectivo inferior, la diferencia se queda como reserva.

Por qué al facturar, no al cobrar

La obligación fiscal nace cuando realizas el trabajo — no cuando el cliente paga.

Si provisiones al cobro, un cliente que paga a 90 días crea la impresión temporal de que debes menos. Luego llega la factura fiscal y el dinero no está.

Provisiona el 30% el día que envías la factura, antes de que llegue el dinero.

La mecánica

Abre una cuenta de ahorro separada. Cada vez que envíes una factura, transfiere el 30% del importe neto a esa cuenta. El mismo día, o como máximo esa semana.

No lo clasifiques como ahorro. No lo incluyas en tus cálculos de liquidez disponible. Ese dinero no es tuyo.

Cuando llegue la declaración trimestral o la liquidación anual, pages desde esa cuenta. Lo que sobre es tu verdadera reserva — distinta de la reserva de tesorería para los meses flojos, que se construye de otra forma y cubre una necesidad diferente. Después de algunos años, suelen acumularse dos o cuatro meses de provisión en espera. Es normal. Es un seguro.

Los ingresos variables hacen inútiles las transferencias fijas

Una transferencia mensual fija no escala. Un mes con 2.000 € facturados y uno con 10.000 € tienen necesidades de provisión diferentes.

Tomar el 30% de cada factura lo resuelve automáticamente. La provisión sigue al trabajo realizado. Sin cálculo adicional.

Seguir los ingresos facturados por mes es sencillo si tus eventos de calendario están etiquetados por cliente y estado de facturación. El total de cualquier período es visible sin hoja de cálculo.

La conexión con tu tarifa

Los impuestos son una de las partidas más pesadas en el coste real de ser freelance — habitualmente la más pesada. Los cálculos de tarifa que la ignoran producen freelancers que cobran 80 €/h y ganan efectivamente 48 € tras impuestos y gastos.

Si todavía no has calculado tu tarifa horaria real, la provisión fiscal es el dato principal que la mayoría omite. La tarifa que necesitas es la que deja el ingreso neto objetivo después de provisionar el 30% y cubrir todo lo demás.

La misma disciplina de cuenta se aplica a la gestión de ingresos: el dinero llega, un porcentaje fijo se aparta antes de contarlo como disponible, el resto es tuyo. Cómo hacer funcionar ese sistema a lo largo del año está cubierto en gestionar ingresos irregulares como freelance.

Timescanner muestra tus ingresos facturados por cliente y por período desde los eventos de tu calendario. Calcula tu provisión en cualquier momento del mes — sin hoja de cálculo. Compatible con cualquier calendario iCal.