Informe de actividad freelance: generarlo desde el calendario

Algunos clientes no quieren solo una factura. Quieren un documento: qué hiciste, por proyecto, por día, con las horas. Un informe de actividad.

Para freelancers que trabajan con grandes empresas o agencias, este documento es un requisito contractual. Sin él, la factura no se procesa. Esperas a que te paguen.

Cómo lo producen la mayoría de freelancers

Al final del mes, abren un documento en blanco e intentan reconstruir las últimas cuatro semanas. ¿Qué días trabajé en ese proyecto? ¿Esa reunión de revisión fue el martes o el jueves?

Lleva entre 60 y 90 minutos. El resultado es aproximado — la precisión cae rápido cuando el trabajo ocurrió hace tres semanas. Y tiene que coincidir con la factura, lo que equivale a hacer la misma reconstrucción dos veces.

Algunos mantienen una hoja de cálculo aparte. Eso implica mantener dos registros de la misma información, algo que funciona hasta el día en que se deja de hacer.

El calendario ya tiene todo

Un informe de actividad necesita una fecha, una descripción de tarea y una duración. Un evento de calendario tiene los tres — más una hora de inicio, que es una marca de tiempo real, no un recuerdo.

Si usas una convención de nomenclatura — [Cliente][Proyecto] Descripción de la tarea — tus eventos ya están segmentados por cliente y proyecto. Los datos existen. Solo hay que extraerlos.

Filtrar tu calendario por un mes y un cliente te da la lista exacta de eventos: qué se hizo, cuándo, cuánto tiempo. Ese es el informe de actividad.

Qué aspecto tiene en la práctica

Un cliente te pide el informe de enero. Filtras tu calendario:

• 6 ene — [Acme][Rediseño] Revisión del brief inicial — 1h30
• 8 ene — [Acme][Rediseño] Sesión wireframes — 3h
• 10 ene — [Acme][Rediseño] Llamada de revisión — 1h
• 13 ene — [Acme][Rediseño] Iteración en wireframes — 2h

Total: 7h30. Sin reconstrucción. Cada entrada existía en el momento del trabajo.

Ese es el documento. No lo escribiste tú. Lo produjo tu calendario, a lo largo del mes.

Timescanner lo genera por ti

Timescanner lee tu calendario iCal y desglosa el tiempo por cliente y proyecto. El informe de actividad es un output directo — horas totales, por cliente, por proyecto, con la lista de eventos.

Puedes enviarlo por email desde Timescanner. También hay una versión narrativa generada por IA: “En enero, se dedicaron 7h30 al proyecto de rediseño de Acme, centradas en la revisión del brief y los wireframes.” Para clientes que prefieren un párrafo a una tabla.

Cuando el informe y la factura vienen de la misma fuente, no hay diferencia entre ellos. Un cliente que cuestiona una línea ya tiene el registro detallado.

El otro efecto secundario

Cuando gestionas varios clientes a la vez, cada uno puede acabar pidiéndote un informe. Sin sistema, son cinco reconstrucciones al mes.

Con un calendario bien nombrado, son cinco operaciones de filtro. Cinco minutos en lugar de cinco horas. Y la facturación a fin de mes funciona con los mismos datos.

Timescanner lee tu calendario iCal y genera un informe de actividad — desglosado por cliente, proyecto y tarea. Compatible con Google Calendar, Outlook, Apple Calendar y cualquier calendario iCal.