Facturación iCal: del calendario a la factura
iCal es el estándar que todos los calendarios soportan. Conéctalo una vez y tu facturación se genera sola desde los eventos etiquetados. Sin cronómetro.
La mayoría de los freelancers piensan en su calendario como una app específica — Google Calendar, Outlook, iCloud. Lo que no saben es que por debajo, todos usan el mismo formato.
iCal (el formato .ics) es un estándar abierto de 30 años que todas las grandes plataformas de calendario soportan. Es gracias a él que puedes enviar una invitación desde Gmail a un usuario de Outlook. Es lo que permite que cualquier calendario se sincronice con cualquier otro. Esta universalidad es útil: el calendario que ya usas puede convertirse en la fuente de tus datos de facturación.
Qué es iCal exactamente
Cuando creas un evento en cualquier app de calendario, la app lo almacena como un registro iCal. Cada registro contiene: nombre del evento, hora de inicio, hora de fin, y campos opcionales como ubicación o descripción. El nombre es el único campo obligatorio además de las marcas de tiempo.
Ese campo nombre es donde vive la información de facturación. Añade [Acme] al inicio del nombre del evento, y el evento se convierte en un registro de facturación estructurado para Acme. El estándar iCal almacena el nombre exactamente como lo escribiste. Cualquier sistema que lea el feed iCal — incluyendo Timescanner — puede extraer esa etiqueta.
El mecanismo es simple: convenciones de nomenclatura aplicadas a datos que ya existen.
Cómo obtener tu URL iCal
Todas las grandes plataformas de calendario generan una URL privada de solo lectura que sistemas externos pueden usar para leer tus eventos. Esta URL es la que permite a tu teléfono sincronizar calendarios entre apps, y es la que Timescanner usa para leer tus datos de facturación.
La compartes una vez. Después, cada lectura ocurre automáticamente a medida que añades nuevos eventos.
Dónde encontrarla:
Google Calendar: Configuración → haz clic en tu calendario en la columna izquierda → baja hasta “Dirección secreta en formato iCal”
Outlook.com (cuenta Microsoft personal): Configuración → Ver toda la configuración de Outlook → Calendario → Calendarios compartidos → “Publicar un calendario” → copia el enlace ICS
Outlook / Microsoft 365 (cuenta de trabajo): en Outlook en la web, ve a tu calendario → clic derecho en el nombre del calendario → “Compartir y permisos” → establece “Puede ver todos los detalles” → copia el enlace ICS. Guía completa para ambos tipos de cuenta en esta guía específica para Outlook.
Apple iCloud Calendar: iCloud.com → Calendario → haz clic en el icono de compartir junto al calendario → activa “Calendario público” → copia la URL
Proton Calendar: Configuración → Calendario → haz clic en el calendario → “Copiar enlace para compartir”
Fastmail: Configuración → Calendarios → enlace de exportación o compartir
La URL es una cadena larga y aleatoria que termina en .ics. No es sensible como una contraseña, pero trátala como una clave API de solo lectura — no la publiques en abierto.
La convención de nomenclatura
La URL iCal da a Timescanner acceso a tus eventos. La convención de nomenclatura le da algo con qué trabajar.
Sin estructura, un evento llamado “Llamada con María” es solo texto. Con [Acme] Llamada con María, es un registro de facturación: cliente Acme, duración de inicio a fin, estado: sin facturar.
La convención completa usa hasta tres etiquetas entre corchetes:
[Cliente]— mínimo, obligatorio para cualquier evento facturable[Cliente][Proyecto]— cuando facturas por separado por proyecto[Cliente][F]— ya facturado[Cliente][O]— ofrecido gratis, registrado pero no facturado
La guía de la convención de corchetes tiene la referencia completa con casos especiales (acentos, espacios, eventos recurrentes, eventos privados).
Qué genera Timescanner desde tu feed iCal
Pega tu URL iCal en Timescanner una sola vez. A partir de ahí:
- Timescanner lee tus eventos de calendario bajo demanda
- Identifica las etiquetas entre corchetes en los nombres de eventos
- Agrupa horas por
[Cliente], sub-agrupa por[Proyecto] - Excluye las horas
[O]del total facturable - Separa las horas
[F](ya facturadas) de las horas pendientes - Calcula totales y aplica tus tarifas por hora
El resultado es un resumen de facturación por cliente, por proyecto, por período. Lo revisas y facturas. La fase de reconstrucción — las 2-3 horas que la mayoría de freelancers pasan a fin de mes intentando recordar qué hicieron — desaparece.
No se instala nada en tu app de calendario. Nada cambia en cómo planificas tus eventos. La URL iCal es una conexión pasiva: Timescanner lee, tu calendario permanece exactamente como está.
Por qué esto funciona cuando los cronómetros fallan
Las apps de seguimiento del tiempo requieren una acción separada en el momento del trabajo: iniciar el cronómetro, detenerlo, categorizar una entrada. Esa acción compite con el trabajo en sí. Se olvida el cronómetro. El hábito se rompe.
La facturación iCal requiere una acción en el momento de planificar: añadir [NombreCliente] al evento que estás creando de todas formas. El coste es casi cero. El evento existe tanto si lo etiquetas como si no — la etiqueta son solo dos caracteres extra y un corchete.
Los datos de facturación se acumulan como efecto secundario de la planificación normal. A fin de mes, el informe ya está ahí. No rastreaste tu tiempo. Lo planificaste, que es lo que hacías de todas formas.
Timescanner se conecta a cualquier calendario iCal — Google Calendar, Outlook, iCloud, Proton Calendar, Fastmail, Infomaniak, y más — y genera informes de facturación automáticamente desde tus eventos etiquetados.
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