Convertir Google Calendar en hoja de tiempo

Ya tienes una hoja de tiempo. Solo que todavía no lo sabes.

Cada llamada con clientes, cada sesión de trabajo, cada revisión — todo está en tu Google Calendar con horarios exactos de inicio y fin. El problema: Google Calendar no sabe qué eventos son facturables, a qué cliente pertenecen, ni cómo agruparlos en un informe.

El resultado: usas tu calendario para gestionar tu agenda, y algo completamente distinto para construir tus facturas.

Ese algo siempre es más lento. Y siempre pierde horas.

El cambio de nomenclatura que lo hace funcionar

Los eventos de Google Calendar tienen un campo que importa para la facturación: el nombre.

Añade una etiqueta de cliente al principio. Corchetes, nombre del cliente, listo.

[Acme] Llamada estrategia            → facturable a Acme
[Bolt][Web] Revisión diseño          → facturable a Bolt, proyecto Web
[Webb][O] Tercera ronda correcciones → regalado, no facturable

La etiqueta [O] marca tiempo regalado gratis. La etiqueta [F] marca horas ya facturadas. El segundo corchete es el nombre del proyecto cuando un cliente tiene varios activos.

Esa es toda la convención. La guía del método de corchetes documenta cada variación — pero para la mayoría de freelancers, [NombreCliente] al inicio de cada evento facturable cubre el 95 % de los casos.

El tiempo no facturable también se etiqueta. [Admin], [Prospección], [Formación]. No para facturar — para ver la diferencia entre horas trabajadas totales y horas facturadas. Ahí es donde está el dinero perdido.

Una vez etiquetados los eventos, dos opciones para extraer la hoja de tiempo.

Opción 1: la extracción manual

El método de búsqueda — el más rápido cuando necesitas las horas de un cliente concreto.

Abre la barra de búsqueda. Escribe [Acme]. Haz clic en el filtro de rango de fechas. Todos los eventos etiquetados de ese cliente aparecen con su duración exacta. Copia la lista en una hoja de cálculo, suma las duraciones. Unos 10 minutos por cliente al mes.

El método de exportación — cuando quieres una extracción completa y estructurada.

Configuración → Exportar. Google descarga un ZIP con archivos .ics, uno por calendario. Cada .ics es un archivo de texto donde cada evento es un bloque con DTSTART, DTEND y SUMMARY. Un conversor ICS-to-CSV (varios gratuitos online) lo convierte en hoja de cálculo. Desde ahí: filtra por [NombreCliente] en la columna de título, añade una fórmula de duración, suma.

El método de exportación requiere 30–40 minutos de configuración la primera vez. Después, la plantilla es reutilizable. El problema: las herramientas de parseo .ics manejan las zonas horarias de forma inconsistente, los eventos recurrentes requieren limpieza manual, y los eventos de día completo no tienen horarios. Funciona, pero es frágil.

Ambos métodos manuales comparten la misma limitación: son soluciones provisionales. Google Calendar no fue diseñado para producir informes de facturación, y extraer datos manualmente lo refleja.

Opción 2: conectar mediante URL iCal

Google Calendar genera una URL iCal privada para cada calendario — un enlace de solo lectura que cualquier app puede suscribir y leer en tiempo real.

Para obtenerla: Configuración → haz clic en el nombre de tu calendario en la columna izquierda → desplázate hasta “Dirección secreta en formato iCal” → copia.

Pega esa URL en Timescanner. Lee el calendario directamente, parsea las etiquetas de corchetes y genera la hoja de tiempo automáticamente: horas por cliente, horas por proyecto, ratio facturable, ingresos a tu tarifa configurada. Sin exportación, sin tabla dinámica, sin cálculos manuales.

Cambia un título de evento y aparece en el próximo informe. Conecta varios calendarios si tu trabajo está repartido entre ellos.

La URL iCal es de solo lectura. Timescanner no puede modificar tus eventos. No tiene acceso a tu cuenta de Google — solo a los títulos y horarios de los eventos del calendario conectado.

Qué obtienes con una hoja de tiempo limpia

Cuando tu calendario está consistentemente etiquetado, lo que tienes al final del mes:

• Total horas por cliente para el período
• Horas por proyecto dentro de un cliente
• Horas ya facturadas ([F]) vs. horas por facturar
• Horas regaladas ([O]) — ahora visibles, en lugar de desaparecer
• Tarifa efectiva por hora por cliente

Ese último punto cambia cómo trabajas. Un cliente facturado a 3.000 €/mes parece rentable en papel. Un cliente cuyos eventos suman 52 horas ese mes te está pagando 57 €/hora. El calendario lo hace visible antes de renovar el contrato.

La facturación de fin de mes se acorta cuando tu calendario es tu hoja de tiempo. La reconstrucción desaparece. Lo que queda es leer el informe.

Timescanner funciona con Google Calendar, Outlook, iCloud, Proton Calendar, Notion Calendar, Fastmail, Infomaniak, y cualquier calendario compatible con iCal. El método de facturación es idéntico para todos — la convención de corchetes funciona en cualquier app de calendario.