La convención [Cliente] en el calendario

Es el último día del mes. Abres tu calendario para reconstruir tus horas de facturación.

El primer evento dice “Reunión.” El segundo dice “Trabajo concentrado.” El tercero dice “Llamada.” Tienes 60 de ellos. No tienes idea a qué cliente pertenece la mitad.

Registraste tu tiempo. Sencillamente no puedes leerlo.

Este es el problema que resuelve la convención de corchetes. No una nueva app, no un nuevo proceso — solo un patrón de nomenclatura que convierte los eventos que ya estás creando en datos de facturación estructurados.

Por qué los eventos del calendario no contienen información de facturación

Un calendario está diseñado para planificar, no para contabilizar. Cuando creas un evento, el único campo obligatorio es un nombre. No hay campo “cliente”, no hay casilla “facturable sí/no”, no hay código de proyecto.

Así que la mayoría nombramos los eventos de una forma que tiene sentido en el momento. “Llamada con María.” “Trabajo diseño.” “Revisión feedback.” Estos nombres son perfectos para planificar. Son inútiles para facturar.

La convención de corchetes añade metadatos de facturación a los nombres de eventos que ya estás escribiendo, sin cambiar cómo funciona tu calendario.

La convención: cuatro tipos de etiquetas

Una etiqueta de corchetes es una palabra entre corchetes, colocada al inicio del nombre del evento. Puedes apilar hasta tres.

[Cliente] — el mínimo. Cada evento facturable debe tener al menos una etiqueta de cliente.

[Acme] Llamada estrategia — 45 min facturables a Acme
[Bolt] Reunión de inicio — 1h facturable a Bolt

[Cliente][Proyecto] — cuando trabajas en varios proyectos para el mismo cliente. Mantiene la facturación separada sin crear categorías en el calendario.

[Acme][Web] Revisión diseño — 2h
[Acme][App] Corrección bug — 1,5h

[Cliente][F] — “facturado”. Marca las horas que ya han sido facturadas. Útil cuando facturas en lotes y quieres saber qué ya se ha enviado.

[Bolt][F] Informe mensual — 3h ya en la última factura

[Cliente][O] — “ofrecido”. Marca el tiempo que diste gratis — un gesto comercial, una revisión fuera del alcance, trabajo extra. No facturado, pero registrado para ver el coste real.

[Acme][O] Cuarta ronda de revisión — 1,5h fuera del contrato

Puedes combinar proyecto y estado: [Acme][Web][F] = proyecto Web, ya facturado. [Acme][Web][O] = proyecto Web, ofrecido gratis.

Ejemplos por perfil

Las etiquetas son las mismas. Cómo se usan varía.

Desarrollador

[Startup] Revisión arquitectura — 2h
[Startup][API] Autenticación — 4h
[Startup][API][F] Despliegue producción — 1h
[Agencia][Frontend] Corrección bugs — 3h
[Agencia][O] Llamada soporte urgente — 30min

Un desarrollador con dos clientes sub-totaliza por proyecto al facturar. La etiqueta [F] marca lo ya enviado para mantener limpias las revisiones intermedias.

Diseñador

[Marca][Identidad] Moodboard — 3h
[Marca][Identidad] Primer borrador — 5h
[Marca][Identidad][O] Revisión 4 — 2h (alcance era 3 revisiones)
[Estudio] Llamada dirección artística — 1h
[Estudio][Packaging] Maquetas — 4h

La etiqueta [O] documenta las desviaciones del alcance sin necesidad de conversación en el momento. Está en el calendario, con marca de tiempo.

Consultor

[GranEmpresa][Auditoría] Entrevistas stakeholders — 4h
[GranEmpresa][Auditoría] Análisis datos — 6h
[GranEmpresa][Auditoría][F] Entrega informe final — 3h
[ONG] Llamada asesoría — 1h
[ONG][O] Documentación seguimiento — 45min

Un consultor marca los hitos entregados con [F] para ver de un vistazo qué se ha facturado versus qué sigue en curso.

Reglas y casos especiales

Orden de etiquetas: siempre [Cliente] primero, luego [Proyecto], luego [F] o [O]. El orden importa — Timescanner agrupa por la primera etiqueta, sub-agrupa por la segunda.

Acentos y caracteres especiales: sin problema. [Société], [García & Asociados], [Agência] funcionan todos. Tu calendario los almacena correctamente, Timescanner los lee correctamente.

Espacios dentro de los corchetes: permitidos. [Gran Cliente SL] se trata como un único nombre de cliente. No uses corchetes dentro de corchetes.

Nombres de cliente largos: elige una abreviatura y úsala de forma consistente. Si escribes [GE] en enero y [GranEmpresa] en febrero, Timescanner los tratará como dos clientes distintos.

Eventos privados: cualquier evento sin etiqueta [Cliente] es ignorado. Tus citas personales, médico, comidas — todo invisible para Timescanner. Solo procesa los eventos iCal que compartes explícitamente mediante una URL de solo lectura.

Eventos de todo el día: funcionan, pero la duración es ambigua. Usa eventos con horario para la facturación. Reserva los eventos “todo el día” para contexto no facturable como fechas límite o viajes.

Eventos recurrentes: etiquétalos una vez al crear la serie. Si una ocurrencia individual necesita la etiqueta [O], edita ese evento por separado.

Carga no facturable: etiquétala también — [Admin], [Prospección], [Formación]. Nada facturado a ningún cliente, pero hace visible tu ratio de facturabilidad a fin de mes.

Qué lee Timescanner de tus eventos etiquetados

Una vez que tus eventos siguen la convención, Timescanner se conecta a tu calendario mediante una URL iCal de solo lectura. No almacena tus eventos — los lee bajo demanda.

Para cada período de facturación:

1. Agrupa todos los eventos por etiqueta [Cliente]
2. Sub-agrupa por etiqueta [Proyecto] cuando está presente
3. Suma las duraciones por grupo, excluyendo horas [O] del total facturable
4. Separa las horas [F] (ya facturadas) de las horas pendientes de facturar
5. Muestra el tiempo ofrecido en una línea separada — horas facturadas vs. tiempo real invertido

El resultado: un resumen de facturación por cliente, desglosado por proyecto. La facturación de fin de mes se convierte en una tarea de 15 minutos.

Timescanner funciona con cualquier calendario compatible con iCal — Google Calendar, Outlook, iCloud, Proton Calendar, Fastmail, Infomaniak, y más. Cómo funciona el estándar iCal y dónde encontrar tu URL está explicado en la guía iCal. Si usas Google Calendar específicamente, esta guía cubre la configuración de la URL iCal y el flujo de búsqueda.

El único hábito es el que ya tienes

Ya estás nombrando eventos del calendario. La convención de corchetes es un patrón de nomenclatura, no una nueva herramienta ni un nuevo hábito.

La primera semana, olvidarás alguna etiqueta. Es normal. Incluso con un 80% de cobertura tienes suficientes datos para facturar con precisión.

Para la configuración inicial y la lógica detrás del método de calendario, esta guía explica cómo y por qué funciona. Este artículo es la referencia a la que vuelves cuando añades un nuevo cliente, encuentras un caso especial, o quieres verificar la sintaxis exacta de una etiqueta.

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